Jak poprawić płynność finansową?

Foto: Shutterstock.com.

Płynność finansowa to zdolność firmy do regulowania bieżących zobowiązań zgodnie z terminem ich płatności. Jeżeli w danym momencie mamy do uregulowania faktury od kontrahentów, wynagrodzenia dla pracowników, zobowiązania wobec urzędu skarbowego czy ZUS, a nie posiadamy wystarczających środków na koncie (lub w gotówce), aby je pokryć, to oznacza, że straciliśmy płynność finansową. 
Nie znaczy to jednak, że firma upadła i zostaliśmy bankrutami. Taka sytuacja może być spowodowana różnymi czynnikami, np. związanymi z poważną inwestycją, długimi terminami płatności, sezonowością itd. W zależności od przyczyny utraty płynności jesteśmy ją w stanie – w krótszym lub dłuższym czasie – odzyskać. Z drugiej strony posiadanie płynności finansowej w określonym momencie nie musi być dowodem na to, że nasz biznes jest rentowny. Podczas swojej pracy z restauracjami spotykałem się z przypadkami, w których firma miała niewielkie straty (relatywnie do przychodów) co miesiąc albo w skali rocznej, ale dzięki temu, że generowała wysoką sprzedaż oraz miała wynegocjowane długie terminy płatności faktur u swoich dostawców, utrzymywała płynność finansową miesiącami lub latami, licząc od momentu utraty rentowności.  

DLACZEGO TO TAKIE WAŻNE?
Brak poprawnej kontroli oraz zarządzania płynnością finansową w restauracji niesie za sobą poważne konsekwencje dla funkcjonowania wielu obszarów jej działalności. Nieterminowe regulowanie zobowiązań wobec kontrahentów, a co gorsza – rozpowszechnienie się tej informacji wśród konkurencji oraz alternatywnych dostawców, przekłada się na spadek naszej pozycji rynkowej. Wiąże się to z mniejszą elastycznością podczas zakupów surowców oraz brakiem silnej pozycji negocjacyjnej.
Utrata płynności finansowej ma również negatywny wpływ na to, jak nasza restauracja, a także właściciel postrzegani są przez jej obecnych oraz potencjalnych pracowników. Opóźnienia w wypłacie wynagrodzeń przekładają się na brak zaufania oraz motywacji do pracy, które są podstawą budowania efektywnie działającego zespołu. Kiedy zaburzone zostają obszary działalności dotyczące relacji z dostawcami oraz pracownikami, restauracja powoli traci możliwość realizacji swoich podstawowych zadań, o rozwoju nie wspominając.
Czy istnieje coś takiego jak zbyt wysoki poziom płynności finansowej? Okazuje się, że tak, ale konsekwencje tego zjawiska, w mojej ocenie, są zdecydowanie mniej groźne. Kiedy na koncie mamy dużo środków, z których w żaden sposób nie korzystamy, to narażamy się na to, że stracą one swoją wartość nabywczą w wyniku inflacji, a także ponosimy tzw. koszt alternatywny. Jest to ekonomiczne pojęcie opisujące wartość utraconych korzyści będących efektem niewykorzystanych szans związanych z posiadanym kapitałem. Sądzę, że nie powinniśmy się jednak zbytnio przejmować tym problemem.
Zastanówmy się więc, jakie restauracje lub ogólnie biznesy gastronomiczne są najbardziej narażone na utratę płynności? Sądzę, że będą to te firmy, których działalność jest mocno uzależniona od sezonowości, a także takie, które pracują w trybie projektowym, czyli np. podstawą ich działalności jest organizacja imprez. Jestem tego zdania głównie z uwagi na to, że generują one nierównomiernie rozłożone przychody w skali roku. Zła pogoda, duża awaria, nieprzewidziany trend lub inne sytuacje, na które nie mamy wpływu, mogą przełożyć się na to, że nie wykorzystamy w pełni sezonu lub nie zrealizujemy ważnych eventów, a to z kolei będzie niosło za sobą poważne zagrożenie dla kondycji finansowej naszego biznesu. 
Ponadto koszty stałe takie jak czynsz czy leasingi ponosimy regularnie przez cały rok, co jest dużym obciążeniem dla okresów pozasezonowych. Kolejnym zagrożeniem związanym z tymi modelami działalności gastronomicznej jest to, że w miesiącach sezonowych generujemy bardzo duże przychody. Daje to dużo dodatkowej gotówki, którą możemy wykorzystać w nieefektywny sposób, a która potrzebna nam będzie na pokrycie przyszłych kosztów. 

SPOSOBY DZIAŁANIA 
Poprawienie płynności finansowej w restauracji może odbywać się na kilku płaszczyznach. Pierwszą z nich, w mojej ocenie najważniejszą, jest poprawne analizowanie oraz planowanie kosztów. Sprowadza się to do przygotowania budżetu firmowego, w którym ujmiemy informacje na temat tego, jakie koszty planujemy ponieść w nadchodzącym roku, a także jakich spodziewamy się przychodów ze sprzedaży. Koszty powinniśmy podzielić na kategorie, które następnie zdefiniujemy jako stałe lub zmienne. 
Na tej podstawie będziemy w stanie poznać wartość planowanych wydatków w każdym miesiącu oraz sumę roczną. Zapewni nam to wiedzę, ile pieniędzy musimy posiadać na koncie, aby wszystkie zobowiązania regulować na czas. Będziemy mieli także możliwość bieżącej weryfikacji, czy realizacja budżetu idzie zgodnie z planem, a co za tym idzie – na jakie ruchy możemy sobie pozwolić. 
Kolejnym sposobem na poprawę płynności jest zwiększenie przychodów. Im wyższy przychód, tym mniejsza szansa na utratę płynności. Również w tym obszarze dobre planowanie to podstawa. Dzięki niemu będziemy w stanie maksymalnie wykorzystać możliwości naszego biznesu, szczególnie kiedy jest on sezonowy. Musimy zaplanować swoje działania tak, aby przed gorącym okresem dopiąć wszystkie sprawy na ostatni guzik, a potem skoncentrować się wyłącznie na jak najlepszej obsłudze gości. Warto zastanowić się, czy jesteśmy w stanie zwiększyć nasz potencjał np. poprzez otwarcie dodatkowych punktów sprzedaży w sezonie, wydłużenie godzin otwarcia lokalu czy uruchomienie ogródka. 
Ogromny wpływ na wzrost sprzedaży ma oczywiście marketing. Działania w tym zakresie powinniśmy realizować z wyprzedzeniem, a okazji do ich podjęcia jest wiele. Praktycznie co miesiąc jest jakieś święto, które można wykorzystać do zaprezentowania gościom wyjątkowej oferty. Nowy Rok, Walentynki, Dzień Kobiet, Wielkanoc, majówka, Dzień Dziecka, wakacje, Halloween, black friday, Boże Narodzenie, sylwester – to tylko te najbardziej popularne. 
Płynność finansową naszego biznesu można też poprawić poprzez dywersyfikację przychodów. Działanie to polega na zróżnicowaniu oferty w celu ograniczenia ryzyka związanego z utratą płynności. To również warto robić wielopłaszczyznowo, wprowadzając do naszej oferty nowy typ usługi lub dodatkowy kanał sprzedaży. Przykładowo poza standardową sprzedażą à la carte w miesiącach pozasezonowych, kiedy sprzedaż spada, możemy dostarczać cateringi do biurowców i zakładów pracy. Jako uzupełnienie sprzedaży w lokalu pomyślmy o wdrożeniu zamówień na wynos, telefoniczne i online albo skorzystajmy z usług portali do zamawiania jedzenia. Możliwości dywersyfikacji naszych przychodów jest naprawdę wiele i na pewno warto je rozważyć. Zachowanie płynności finansowej jest istotnym elementem, który pozwala na prowadzenie zrównoważonego biznesu. Specyfika branży gastronomicznej jest taka, że często jedna restauracja działa w sposób, który jest mieszanką różnych modeli biznesowych, dlatego uważam, że każdy przedsiębiorca powinien zastanowić się nad tym, czy jest w stanie poprawić płynność finansową swojej firmy. Przedstawione powyżej wskazówki mogą być w tym pomocne.