Wirtualne kasy fiskalne

Fot. Shutterstock.com

Od 1 czerwca 2020 r. branże gastronomiczna i hotelarska uzyskały w teorii – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 26 maja 2020 r. (Dz.U. poz. 957) – możliwość wykorzystania do fiskalizacji transakcji wirtualnych kas fiskalnych mających postać oprogramowania. Jednak jeszcze do niedawna nie było to możliwe w praktyce, bo zgodnie z wymogami formalnymi urządzenia muszą mieć homologację wydaną przez Główny Urząd Miar. W sierpniu 2021 r., a więc ponad rok po wejściu w życie przepisów, pojawiły się w końcu pierwsze urządzenia posiadające wszystkie niezbędne dopuszczenia. 

CZYM SĄ WIRTUALNE KASY FISKALNE? 
To nowy rodzaj rejestrujących transakcje kas, które mają postać aplikacji, a nie standardowego, samodzielnego urządzenia. Aplikacja posiada wszystkie funkcjonalności kas online, a więc przesyła zgromadzone dane do odpowiedniego urzędu i z powodzeniem zastępuje standardową, tradycyjną kasę. 

Oprogramowanie teoretycznie można zainstalować na dowolnym urządzeniu zdolnym do generowania i drukowania paragonów, a więc na tabletach, smartfonach, komputerach, POS-ach, a także, co jest nowością, w terminalach płatniczych. Każda z tych opcji ma dodatkowe funkcjonalności. W przypadku tabletów czy smartfonów to przede wszystkim mobilność, w komputerach – to synchronizacja z innymi aplikacjami przydatnymi w branży HoReCa, podobnie jak w przypadku POS-ów. 

Z kolei kasa zainstalowana w terminalu płatniczym wiąże funkcje terminala, czyli obsługę płatności bezgotówkowych, a także może posłużyć do prowadzenia sprzedaży, wystawiania paragonów lub faktur (w tym faktur uproszczonych). 

Oprogramowanie przeznaczone do fiskalizacji musi być wyposażone w odpowiednie zabezpieczenia. Co istotne, podatnik poza oprogramowaniem powinien wyposażyć się w urządzenie drukujące paragony fiskalne. 

ZALETY WIRTUALNYCH KAS FISKALNYCH
Wirtualne kasy fiskalne w pierwszej kolejności dostępne są dla wybranych branż, w tym sektora HoReCa. Na rynku pojawiło się już pierwsze urządzenie (aplikacja) posiadające homologację Głównego Urzędu Miar i Wag, a więc mogące być legalnie wykorzystywane w biznesie. Konstrukcja oprogramowania umożliwia wprowadzenie do niego wielu funkcjonalności, które nie były obecne do tej pory w tradycyjnych urządzeniach fiskalizujących. Innowacją jest stworzenie usługi, a właściwie całej infrastruktury do kompleksowego zarządzania restauracją. Składa się ona z połączonych aplikacji ułatwiających obsługę sali, a więc zbieranie zamówień i przesyłanie ich do kuchni, rozliczanie płatności i jednoczesne drukowanie paragonów. Na takie rozwiązanie pozwala połączenie kasy fiskalnej z terminalem płatniczym. Zaopatrzenie się w kilka takich terminali oznacza możliwość jednoczesnej pracy kilku kelnerów. 

Istnieje także opcja instalowania kas na urządzeniach mobilnych. Jeszcze nie posiadają one homologacji, czyli dopuszczenia do użytkowania, ale wszystko wskazuje na to, że prędzej czy później kolejni producenci oprogramowania i urządzeń rejestrujących uzyskają takie pozwolenia. 

Nie da się ukryć, że rozwiązanie komasujące funkcjonalność wielu urządzeń w jednym to bardzo dobre wyjście w szczególności dla lokali o niewielkiej powierzchni (pozwala oszczędzić miejsce) lub o bardzo dużym ruchu (umożliwia wykonanie kilku czynności naraz, a więc oszczędza czas). 

W przypadku korzystania z kasy łączącej udogodnienia znane z nowoczesnych POS-ów, możliwe są także analizy biznesowe, w tym analizy sprzedaży, food costu oraz wszelkich danych finansowych i operacyjnych – w prostszy niż zwykle sposób, z opcją dodatkowej kontroli. Do wirtualnych kas fiskalnych (w postaci oprogramowania) można dokupić albo wynająć sprzęt. Aplikacje są dostępne jako abonament (samodzielnie lub wraz z dzierżawionym albo kupionym sprzętem) oraz w formie zakupu. Wariant abonamentowy pozwala na łatwą zmianę wybranych funkcjonalności niemalże w czasie rzeczywistym. Ponadto firmy dostarczające sprzęt oraz usługi deklarują wsparcie serwisowe i techniczne właściwie 24 godziny na dobę przez siedem dni w tygodniu (w zależności od wybranego pakietu), co jest niezwykłym usprawnieniem dla użytkownika. 

KONSEKWENCJE DLA UŻYTKOWNIKA
Korzystanie z wirtualnych kas fiskalnych daje nie tylko wiele korzyści, ale stwarza też pewne niedogodności. Zgodnie ze wspomnianym wcześniej rozporządzeniem to podatnik stosujący kasę fiskalną odpowiada za poprawność instalacji i fiskalizacji, integralność i bezpieczeństwo przechowywania zbieranych danych oraz przekazywania ich do urzędu, zapewnienie łączności oraz wszelkie zabezpieczenia przed ingerencją niepowołanych podmiotów, osób i oprogramowania.

Odpowiedzialność za prawidłowość tych procedur nie spoczywa zatem ani na producencie, ani na serwisancie, ani na księgowości czy innych osobach. To użytkownik odpowiada za poprawne funkcjonowanie oprogramowania. Wprawdzie firmy, które zajmują się przygotowaniem nowoczesnych rozwiązań fiskalnych, zapewniają wsparcie na każdym etapie, jednak należy mieć na uwadze, że dla Urzędu Skarbowego odpowiedzialność leży po stronie podatnika. Co więcej, jakakolwiek niezgodność danych w programie kasy wirtualnej z danymi zgromadzonymi w bazie ma powodować blokadę kasy i konieczność jej wyrejestrowania w Urzędzie Skarbowym. Podsumowując, trudny okres pandemii spowodował zmianę podejścia do biznesu gastronomicznego i hotelowego. Nowe rozwiązania technologiczne są w stanie usprawnić pracę oraz dywersyfikację oferowanych usług i towarów. Wirtualne kasy fiskalne mogą w tym pomóc, gdyż łączą w sobie wiele funkcji, np. fiskalno-płatnicze, zapewniając przy tym mobilność. Ponadto ich producenci oferują elastyczne ceny i możliwość dostosowania do potrzeb użytkownika, a także dodatkowe funkcjonalności pozwalające na analizę danych i skuteczne zarządzanie kosztami.

Jednakże decydując się na zakup czy wynajem urządzenia oraz aplikacji, należy, jak w każdym przypadku, mieć na uwadze potencjalne trudności, które zostały przewidziane przez ustawodawcę. 

MARCIN MARCINIUK – PRODUCT & SUPPORT MANAGER, DOTYKAČKA 
Wirtualne kasy fiskalne eliminują konieczność stosowania kas lub drukarek z fizyczną pamięcią fiskalną, wprowadzając programową fiskalizację. W praktyce jednak dla użytkownika końcowego niewiele się zmienia. Sprzedaż odbywa się tak samo jak na kasach tradycyjnych, a klienci ciągle muszą otrzymywać fizyczne paragony. Nowością natomiast jest możliwość otrzymywania e-paragonów. Dla mnie jako dostawcy systemu Dotykačka dobrą wiadomością jest fakt, że kasy te mogą przyjmować informacje o sprzedaży z systemów POS. Mogą zastąpić zarówno tradycyjną kasę, jak i jednocześnie drukarkę fiskalną. Debiut rynkowy wirtualnych kas fiskalnych może być jednak nieco utrudniony. Aktualne regulacje dopuszczają ich użycie m.in. przez firmy hotelarskie i gastronomiczne, które całkiem niedawno wymieniały stare kasy i drukarki na urządzenia umożliwiające fiskalizację online. 

MICHAŁ PAWŁOWSKI – CZŁONEK ZARZĄDU IPOS 
IPOS pocket to pierwsza i jedyna kasa w formie oprogramowania dla gastronomii. Kasa wirtualna, czyli aplikacja fiskalna, została zainstalowana na terminalu płatniczym, który jest obecny w każdym formacie restauracyjnym. Wykorzystaliśmy potencjał urządzenia, bezpiecznego i dającego możliwość obsługi wszystkich procesów sprzedażowych. Pocket optymalizuje pracę i komunikację między kelnerem, kuchnią i właścicielem. Kelner na mobilnym iPOS-ie przyjmie zamówienie, wyśle je na kuchnię, zaparkuje i podzieli rachunek, przyjmie płatność kartą i gotówką, wydrukuje paragon i fakturę. A właściciel restauracji wszystkie informacje o sprzedaży zobaczy na smartfonie czy komputerze, co daje możliwość zdalnej kontroli nad biznesem.